GOVERNANÇA

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GOVERNANÇA

ADAPTAÇÃO PARA SOBREVIVER EM AMBIENTES HOSTIS

Devido ao frio extremo, o urso polar entra em um estado de hibernação, onde suas funções vitais são reduzidas: a respiração quase cessa, os batimentos cardíacos diminuem e o metabolismo desacelera – tudo para mantê-lo vivo no inverno, quando há escassez de comida.

GOVERNANÇA CORPORATIVA

A adoção de códigos de relacionamento e práticas de gestão e prestação de contas, com o objetivo principal de tornar a gestão mais transparente aos participantes, acionistas, cotistas ou outros detentores de direitos, tem sido uma prática comum em entidades fechadas de previdência complementar.  Estes códigos e práticas estão consubstanciados no que se chama hoje de “governança corporativa”.

 

Nesse sentido, o SEBRAE PREVIDÊNCIA oferece acesso integral a um conjunto de documentos fundamentais em seu Portal para que Participantes e demais públicos estratégicos conheçam em detalhes as diretrizes de sua gestão.

  • Estatuto

  • Código de Ética

  • Planejamento Estratégico

  • Regulamento do Plano SEBRAEPREV

  • Regulamento do Plano Valor Previdência (Família, FenaconPrev e CoreconPrev-DF)

  • Extrato de Atas

  • Cartilha de Sustentabilidade

  • Coletânea de Normas

  • Demonstrações Atuariais

  • Manual de Compliance

  • Manual de Crise e Imagem

  • Manual de Gestão da Ouvidoria

  • Manual de Gestão da Secretaria

  • Manual de Gestão de Pessoas

  • Manual de Governança Corporativa

  • Manual de Procedimentos do Trabalho à Distância

  • Manual de Sustentabilidade

  • Pesquisas de Satisfação

  • Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação

  • Política de Privacidade e Uso do Site

  • Política de Combate à Corrupção

  • Política de Comunicação

  • Política de Investimentos

  • Política de Gestão de Riscos e Controles Internos

  • Política de Prevenção, Detecção e Combate à Fraude

  • Política de Relacionamento

  • Política de Segurança da Informação

  • Política de Trabalho à Distância

  • Regimento Interno da Diretoria Executiva

  • Regimento Interno do Conselho Deliberativo

  • Regimento Interno do Conselho Fiscal

ESTRUTURA DE GOVERNANÇA

A estrutura de governança, seus mecanismos e processos baseiam-se na integração e no alinhamento com as boas práticas de gestão dos processos, gestão de riscos e Compliance, gestão de pessoas, tecnologia da informação, comunicação e fundamentada no planejamento estratégico.

INSTRUMENTOS DE GOVERNANÇA

ASSEMBLEIA

GERAL

Em 2020, o SEBRAE PREVIDÊNCIA revisou todos os seus instrumentos de governança – compostos de diversos Manuais, Políticas e Normas Internas (NI). No período, apenas 1 (uma) das 18 (dezoito) NIs não foi totalmente revista e 4 (quatro) delas foram criadas ao longo do ano.

As Patrocinadoras e o Instituidor com convênio de adesão firmado com o SEBRAE PREVIDÊNCIA reúnem-se em Assembleia Geral, competindo-lhes eleger metade dos membros do Conselho Deliberativo e metade dos membros do Conselho Fiscal e seus respectivos suplentes.

 

Anualmente é apresentada à Assembleia Geral, composta de 30 Participantes, a Prestação de Contas do exercício anterior e, eventualmente, as alterações nos Regulamentos dos Planos e no Estatuto da Entidade.

MATRIZ DE MAPEAMENTO DE PÚBLICO DO INSTITUTO

INDICADORES DE MELHORES PRÁTICAS

O SEBRAE PREVIDÊNCIA segue as orientações do Guia de Melhores Práticas em Fundos de Pensão elaborado pela Superintendência de Previdência Complementar - Previc. De acordo com a autoavaliação do Instituto, o Índice Geral de Aderência ao Guia em 2020 foi de 98,4%.

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INDICADORES DE MELHORES PRÁTICAS

Desenvolvido por consultoria especializada, anualmente é realizado um Ciclo de Avaliação de Riscos e Controles Internos, com o objetivo de mensurar as incertezas futuras em termos de probabilidade e impacto, em relação aos objetivos planejados. Além de fazer parte das boas práticas de mercado, a formalização desses controles é uma exigência da Resolução CGPC nº 13 de 01/10/2004.

 

Na avaliação feita sobre o primeiro semestre de 2020, 96 riscos foram selecionados para monitoramento, sendo alocados em 21 (vinte e uma) matrizes de riscos e controles, conforme a sua natureza e distribuídos em 3 grandes processos, seguindo a estrutura organizacional do Instituto: Presidência, Diretoria de Administração e Investimento e Diretoria de Seguridade.

 

Conforme o gráfico ao lado, as medições apontaram apenas 1 processo comprometido, com risco de atuação fiscal em decorrência do não cumprimento da Lei 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). É de se ressaltar que este risco foi incluído apenas para avaliação do Instituto em relação à LGPD, haja vista que sua implantação está prevista apenas para agosto de 2021. Apesar disso, as ações necessárias para atendimento às exigências impostas pela LGPD foram executadas pelo SEBRAE PREVIDÊNCIA ao longo do segundo trimestre do ano e concluídas no mês de dezembro.

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TRABALHO À DISTÂNCIA

Com a situação do isolamento social decorrente da pandemia em 2020, as diretrizes do Plano de Gestão de Continuidade de Negócios - PGCN foram colocadas em prática, em função da necessidade de trabalho à distância. Desta forma, foram mantidas as atividades normais do Instituto, com melhora na qualidade de vida dos empregados, em razão da autonomia para gerenciar seu tempo na execução das funções em domicílio, com reflexos positivos na produtividade.

 

Nesse sentido, o SEBRAE PREVIDÊNCIA desenvolveu uma Política e um Manual para regulamentar a prática do trabalho à distância realizada pelos empregados dentro e/ou fora das dependências físicas do Instituto (a depender da modalidade adotada – Teletrabalho ou Home Office). Os referidos documentos, que estão disponíveis para consulta no Portal da Entidade, também observam as exigências legais e as decisões proferidas na Justiça do Trabalho, com a finalidade de diminuir o risco de passivo trabalhista sobre tele trabalhadores e doenças ocupacionais.

LGPD

Em atendimento às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (nº 13.709/2018), que entrou em vigor em setembro de 2020, o Instituto contratou uma consultoria especializada e promoveu significativas adaptações em seus processos internos para garantir a segurança no tratamento dos dados pessoais de seus públicos.

 

Para obter maior nível de aderência, foi realizado o mapeamento de todos os processos do SEBRAE PREVIDÊNCIA que envolvem o tratamento de algum tipo de dado pessoal dos participantes dos planos de benefícios administrados, bem como de possíveis participantes, seguido da adaptação necessária para que os referidos dados sejam tratados de acordo com a lei. Além disso, houve o treinamento de todos os colaboradores acerca do tema e a aprovação da Política de Privacidade e Uso do Site pelo Conselho Deliberativo, bem como a criação de instrumentos normativos relacionados e a adaptação de contratos junto aos fornecedores e colaboradores do Instituto.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 2019-2022

Importante instrumento para a gestão de negócios e pessoas, o Planejamento Estratégico 2019-2022, explicitado no Mapa Estratégico abaixo, orienta a atuação da Diretoria Executiva e dos colaboradores do Instituto.

Mapa Estratégico 2019-2022

Desde 2019, o SEBRAE PREVIDÊNCIA tem como base o Estudo de Sustentabilidade da Dimensão Institucional que apontou a necessidade de atuação, principalmente, no reforço do item 4 do referido Mapa Estratégico: Foco no Mercado. O Instituto entende, portanto, que o caminho para que a Entidade seja sustentável ao longo das próximas décadas envolve a ampliação da sua participação no mercado de previdência complementar e a adequação dos seus recursos humanos, materiais e tecnológicos às necessidades desse segmento, o que já está sendo feito desde a implantação do Plano Valor Previdência.

 

Não à toa, em 2020, a Entidade concluiu o processo de preparação e aperfeiçoamento operacional envolvido nesse reforço, estabelecendo políticas e estratégias comerciais, além de diretrizes sustentáveis.

 

COMUNICAÇÃO

 

A área de comunicação é um importante instrumento institucional do SEBRAE PREVIDÊNCIA e atua interna e externamente para promover a interação entre dirigentes, gerentes e empregados, bem como o acompanhamento da gestão do Instituto e dos planos de benefícios administrados.

 

Suas principais atividades envolvem, dentre outros, a veiculação de matérias e informativos em geral, a produção de vídeos e podcasts, o disparo de e-mails marketing e boletins eletrônicos, a produção de clipping e outras atividades para o público interno, a elaboração de campanhas institucionais e culturais, além de concepção de conteúdo para as redes sociais.

 

Ciente da evolução da tecnologia e da mudança nos hábitos da sociedade provocada pelo uso das mídias digitais nos últimos anos, a comunicação do Instituto deixou de ser vertical (um para todos) e tornou-se horizontal (todos para todos). Dessa forma, a área passou a considerar as características de cada plataforma para produzir conteúdos que levam em conta aquilo que os públicos do SEBRAE PREVIDÊNCIA decidem sobre o que consumir e como consumir, resultando em entregas com mais qualidade e elevando o grau de satisfação dos participantes – conforme demonstrado na Pesquisa de Satisfação 2020 (saiba mais no capítulo “Relacionamento com o Participante” deste relatório).

O projeto SEBRAEPREV Digital começou em 2019 e é um esforço do SEBRAE PREVIDÊNCIA para atrair novos públicos, principalmente os mais jovens – agora que o Instituto administra planos instituídos onde pessoas com diferentes perfis socioeconômicos podem fazer sua adesão e/ou de seus familiares – explorando as facilidades da internet e o comportamento atual da nossa sociedade, que possui características multitarefas e consome diferentes tipos de mídia.

 

Desde então, o Instituto permanece com presença fortemente ativa na web, produzindo e divulgando conteúdos de interesse tanto de Participantes quanto de não Participantes, devidamente adequados para cada tipo de plataforma: Portal, Instagram, Facebook, LinkedIn e Spotify.

SEBRAEPREV DIGITAL

PRINCIPAIS CANAIS DE COMUNICAÇÃO

Portal

Principal canal da Comunicação, o Portal do Instituto traz notícias institucionais e sobre previdência e finanças, além de informações sobre os Planos de Benefícios administrados pela Entidade e dados sobre a gestão dos investimentos e governança corporativa. Por meio do menu “Fale Conosco”, também atua como canal de Relacionamento.

Boletins Eletrônicos

Informes mensais enviados aos participantes e Patrocinadoras que trazem um resumo das principais informações institucionais e dos dados gerenciais dos Planos SEBRAEPREV e Valor Previdência. No segundo semestre de 2020, contudo, a comunicação teve como foco a divulgação de informes referentes às tomadas de decisões frente aos investimentos do Instituto e, com isso, um novo boletim especial de investimentos passou a ser enviado. Como o ano foi marcado por muitos envios de e-mails marketing, optou-se por uma breve pausa nos disparos dos boletins eletrônicos sobre os planos de benefícios e a priorização dos envios do boletim especial de investimentos.

Redes Sociais

Página no Facebook, perfis no Instagram e no LinkedIn, além de canais de podcasts no Spotify e de vídeos no YouTube, funcionando para aproximação com o participante e abordando informações de interesse do público em geral:

Hotsite especial sobre a crise econômica decorrente da covid-19

Em 2020, a comunicação do SEBRAE PREVIDÊNCIA criou um hotsite especial para tratar especificamente sobre as medidas adotadas frente à crise econômica decorrente da pandemia da Covid-19. Nele foram publicados vídeos gravados com membros dos Conselhos Deliberativo e Fiscal, além da Diretoria Executiva, e matérias, boletins eletrônicos (enviados aos participantes toda sexta-feira), podcasts especiais, perguntas frequentes e um formulário para os participantes tirarem dúvidas sobre o seu patrimônio e seus investimentos. O conteúdo aborda os reflexos da crise nas reservas previdenciárias e o que é preciso avaliar na hora de rever os perfis de investimento, dentre outros.

PRINCIPAIS NÚMEROS DA COMUNICAÇÃO

Em 2020, o Portal recebeu um total de 85.182 acessos via desktops, smartphones e tablets:

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Por sua atuação nacional, é natural que o Portal do Instituto receba acessos de diversas localidades do país. As principais origens foram das seguintes cidades:

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Com exceção da Área Restrita e da própria homepage, as páginas mais acessadas (e que indicam o maior grau de interesse dos participantes) foram:

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SUSTENTABILIDADE

 

O SEBRAE PREVIDÊNCIA continua a atuar com responsabilidade corporativa e guiado por princípios sustentáveis. Além de ações pontuais na rotina dos colaboradores, mecanismos de controle preventivos e corretivos continuaram a ser adotados de forma a garantir a perenidade do Instituto e oferecer os melhores rendimentos aos Participantes e Assistidos.

 

Para reforçar tais práticas, foi criado o Núcleo Permanente de Sustentabilidade com o objetivo de alinhar as perspectivas socioambientais e econômicas com os princípios da Entidade, aprimorando as atuais características corporativas positivas do Instituto – principalmente no que diz respeito à governança e à credibilidade da Instituição e dos empregados, em conformidade com as normas de sustentabilidade. O Núcleo está alinhado com o planejamento estratégico, levando em consideração que a sustentabilidade não se limita apenas às questões ambientais, mas também abrange as práticas mercadológicas de uma empresa – afinal, ser sustentável significa ter condições de se sustentar no longo prazo, o que inclui o ponto de vista ambiental, o econômico e o operacional.

 

Além disso, como forma de fortalecer as medidas socioambientais do Instituto, bem como sua responsabilidade social, foram criados o Manual de Sustentabilidade e a Cartilha de Sustentabilidade, onde são descritas as medidas sustentáveis adotadas pelo Sebrae Previdência.

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Por também entender que uma empresa sustentável imputa mais credibilidade da sociedade e do mercado, permitindo assim um maior volume de negócios e melhorando o seu resultado financeiro, o SEBRAE PREVIDÊNCIA aderiu ao Pacto Global – um movimento que visa mobilizar empresas interessadas em promover ações e políticas sustentáveis em todo o planeta e as ajuda a se comprometer, avaliar, definir, implementar, medir e comunicar suas estratégias de sustentabilidade, independente do seu tamanho, complexidade ou localização. Quem integra a iniciativa assume ainda a responsabilidade de contribuir para o alcance dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) em um esforço conjunto de países, empresas, instituições e a sociedade civil. Os ODS buscam assegurar os direitos humanos, acabar com a pobreza, lutar contra a desigualdade e a injustiça, alcançar a igualdade de gênero e o empoderamento de mulheres e meninas, agir contra as mudanças climáticas, bem como enfrentar outros dos maiores desafios de nossos tempos. São eles:

EDUCAÇÃO FINANCEIRA E PREVIDENCIÁRIA

Para melhorar a qualidade de vida em sociedade, é fundamental promover a discussão sobre a necessidade de planejar financeiramente o futuro e estimular o investimento em aposentadoria, investindo e administrando o dinheiro de forma eficiente.

 

Não à toa, o Instituto possui desde 2011 um Programa de Educação Financeira e Previdenciária, o PLANEJAR, destinado aos Participantes, Assistidos e seus familiares e que conta com uma série de ações que visam informar, instruir e orientar os diversos públicos do SEBRAE PREVIDÊNCIA para que tenham conhecimento suficiente para tomar as melhores decisões com relação às finanças pessoais e à sua previdência.

 

Em 2020, teve início o processo de atualização das diretrizes do PLANEJAR – que ainda está em curso – e, por conta da pandemia, uma das suas ações principais foi voltadas para a oferta de um curso online de educação continuada com 3 (três) módulos aos Conselheiros Deliberativos e Fiscais, Gestores de Planos e equipe técnica do Instituto, de modo a transformá-los em “consultores de aposentadoria”:

 

  • O primeiro foi sobre Investimentos, com explicações sobre o mercado de previdência privada, produtos financeiros, diversificação das aplicações, riscos e outros;
     

  • O segundo abordou o Direito Previdenciário, apresentando os fundamentos da previdência social, novas regras de aposentadoria e mais temas relacionados;
     

  • O último, chamado Solução de Dívidas, deu treinamento sobre a temática do endividamento sob uma perspectiva da ciência psicológica, de forma a aprimorar o atendimento oferecido aos participantes e assistidos que estejam endividados.

 

Em paralelo, alguns dos tradicionais concursos culturais do Programa também foram realizados, tais como:

 

  • X Campanha Vida de Aposentado

Aberta aos aposentados e pensionistas dos Planos SEBRAEPREV e Valor Previdência. Como em anos anteriores, a Associação Brasileira das Entidades Fechadas de Previdência Complementar - Abrapp promoveu, em janeiro, mais um evento em homenagem aos aposentados. Um sorteio eletrônico foi realizado entre todos os assistidos que preencheram um formulário de acordo com os termos descritos no regulamento da campanha. O representando o Instituto;

 

  • V Campanha Dia do Participante

Realizada objetivo foi divulgar o perfil do SEBRAE PREVIDÊNCIA no Instagram e para disseminar a cultura de educação financeira e previdenciária entre os participantes dos Planos administrados pelo Instituto, além de prospectar uma base de possíveis novos participantes. O prêmio da campanha foi uma bicicleta elétrica em comemoração ao Dia do Participante e aos 16 anos da Entidade.

 

  • IX Campanha do Dia das Crianças

Com sorteio de um notebook para auxiliar os pequenos nos estudos durante a pandemia, pensando no ensino remoto. Para participar, o responsável pela criança deveria inscrevê-la no Plano Valor Previdência e realizar um aporte de R$ 30,00. Caso a criança já fosse participante, era necessário apenas realizar o aporte para concorrer ao prêmio. O objetivo da campanha, além de mais adesões ao novo Plano, foi principalmente incentivar os aportes às reservas previdenciárias. A iniciativa arrecadou quase 21 mil reais em contribuições voluntárias!